FERPA

¿Qué es la FERPA?

La Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) permite a los estudiantes elegibles ciertos derechos con respecto a sus registros educativos.  Un “estudiante elegible” según FERPA es un estudiante que entra a una institución de possecundaria a cualquier edad.  Los registros educativos del estudiante son los que contienen información que permite su identificación personal (PII). Ejemplos de los registros del estudiante incluyen expediente académico, ayudas financieras recibidas y expedientes judiciales.

La FERPA les brinda a los estudiantes el derecho de dar su consentimiento escrito antes de que el Distrito de universidades comunitarias de San Luis Obispo divulgue información que permita la identificación personal (PII) de los registros educativos del estudiante, excepto hasta donde la ley FERPA autoriza la divulgación sin consentimiento.

Derecho del estudiante de inspeccionar y revisar sus registros

La Sección 99.10 de FERPA les otorga a los estudiantes el derecho de inspeccionar y revisar sus registros educativos dentro de los 45 días posteriores al día que se presentó una solicitud de acceso.  Un estudiante debe enviar una solicitud escrita al Director de Admisiones y Registros donde se identifiquen los registros que el estudiante desea inspeccionar.  El Director de Admisiones y Registros organizará el acceso y le informará al estudiante la hora y lugar en el que puede inspeccionar los registros.  Si los registros educativos no los mantiene la Oficina de Admisiones y Registros, el Director le indicará al estudiante sobre el funcionario correcto al que debe dirigirle la solicitud.

Información de directorio

La información de directorio, es decir, la que generalmente no se considera perjudicial ni una invasión a la privacidad si se revela,, puede divulgarse, incluso a organizaciones externas, sin consentimiento escrito previo.  Un ejemplo de divulgación a agencias externas son las notas de prensa de Cuesta College sobre logros estudiantiles que incluyen ceremonias de graduación, eventos deportivos y producciones de artes escénicas.  Además, la legislación federal exigen que las agencias de educación locales le provean a los reclutadores militares, previa solicitud, la siguiente información: nombres, dirección y listas de teléfonos (a menos que el estudiante solicite que su información se mantenga confidencial).

El Distrito designó la siguiente información como información de directorio:

• Nombre del estudiante
• Dirección de correo electrónico estudiantil de myCuesta
• Fotografía
• Especialidad de estudio/programa de
• grados/certificados y premios recibidos por los estudiantes (incluidos honores, becas, premios deportivos)
• Fechas de asistencia
• Nivel de inscripción (cantidad de créditos)
• Participación del estudiante en actividades y deportes oficialmente reconocidos, incluidos el peso, la altura y la graduación de secundaria de los miembros de equipos deportivos.
• La agencia o institución educativa a la que asistió más recientemente
• Número de identificación de estudiante usado para comunicarse en los sistemas electrónicos, pero solo si el identificador no se puede usar para obtener acceso a los registros académicos, excepto cuando se usa con uno o más factores para autenticar la identificación del usuario, como un PIN, una contraseña u otro factor que solo conoce o posee el usuario autorizado.
• Un número de identificación de estudiante u otro identificador personal único mostrado en una credencial de identificación estudiantil, pero solo si el identificador no se puede usar para obtener acceso a los registros académicos, excepto cuando se use con uno o más factores para autenticar la identificación del usuario, como un PIN, una contraseña u otro factor que solo conoce o posee el usuario autorizado.

Al completar la solicitud de admisión, se les brinda a los estudiantes la oportunidad de solicitar que su información de directorio se mantenga confidencial.  Los estudiantes también pueden enviar una solicitud escritaa la Oficina de Admisiones y Registros en cualquier momento que entrará en vigencia dentro de 5 a 10 días hábiles.

Divulgación de registros educativos

FERPA permite la divulgación de PII de los registros educativos de los estudiantes, sin el consentimiento del estudiante, si la divulgación cumple con ciertas condiciones que se encuentran en el §99.31 de las regulaciones de FERPA.  Excepto la divulgación a funcionarios escolares, las divulgaciones relacionadas con ciertos pedidos judiciales o citaciones emitidas legalmente, las divulgaciones de información de directorio, y las divulgaciones al estudiante, el §99.32 de las regulaciones de FERPA exige que la institución registre la divulgación.  Los estudiantes elegibles tienen el derecho de inspeccionar y revisar el registro de las divulgaciones. 

Una institución de postsecundaria podría divulgar PII de los registros educativos sin obtener el consentimiento escrito previo del estudiante con las siguientes condiciones: 

• A funcionarios escolares con intereses educativos legítimos.  Un funcionario escolar es una persona empleada por el Distrito de universidades comunitarias de San Luis Obispo en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de apoyo, incluido el personal de la unidad de cumplimiento de la ley y el personal de salud.  Esto incluye a contratistas, consultores, voluntarios u otras partes a quienes la universidad les haya tercerizado funciones o servicios institucionales, siempre y cuando se cumplan las condiciones mencionadas en el § 99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)(1)(i)(B)(3). Un funcionario del Distrito tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un registro de educación para cumplir con sus responsabilidades profesionales para el Distrito. (§99.31(a)(1))
  • Cuesta College ha designado a AcademicWorks, Aim, BMTX, Inc, Campus Logic, Comevo, Credentials Inc., Instruction/Canvas, Maxient, National Student Clearinghouse, Rave y Regroup como funcionario del Distrito.

• A una persona que es miembro del Consejo Directivo;
• A un estudiante que actúa en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas. (§99.31(a)(1))
• A funcionarios de otra institución donde el estudiante busca o pretende inscribirse, o donde el estudiante ya está inscrito si la divulgación es para fines relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante, sujeto a los requisitos del §99.34.  (§99.31(a)(2))
• A representantes autorizados del Contralor general de los EE. UU., el Fiscal General de los EE. UU., el Secretario de Educación de los EE. UU., o las autoridades educativas locales y estatales, como la autoridad de possecundaria del estado responsable de supervisar los programas educativos apoyados por el estado del Distrito. Las divulgaciones según esta disposición podrían hacerse sujetas a los requisitos del §99.35, con relación a una auditoría o evaluación de programas educativos con respaldo estatal o federal, o para el cumplimiento obligatorio de los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas. Estas entidades podrían hacer más divulgaciones de PII a entidades externas designadas por ellas como sus representantes autorizados para realizar una auditoría, evaluación o actividad de cumplimiento obligatorio en su representación. (§§99.31(a)(3) y 99.35)
• Con respecto a ayuda financiera que el estudiante haya solicitado o que haya recibido, si la información es necesaria para determinar la elegibilidad para la ayuda, determinar la cantidad de la ayuda, determinar las condiciones de la ayuda, o hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda. (§99.31(a)(4))
• Para las organizaciones que realizan estudios para o a nombre del Distrito, con el fin de: (a) desarrollar, validar o aplicar pruebas predictivas; (b) administrar programas de ayuda estudiantil; o (c) mejorar la enseñanza. (§99.31(a)(6))
• A las organizaciones de acreditación para realizar sus funciones propias. ((§99.31(a)(7))
• Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente. (§99.31(a)(9))
• A los funcionarios adecuados con respecto a una emergencia de salud o seguridad, según §99.36. (§99.31(a)(10))
• La información del Distrito se ha designado como “información de directorio” según el §99.37. (§ (§99.31(a)(11))
• A una víctima del presunto autor de un crimen de violencia o una agresión sexual no forzada sujeto a las exigencias del §99.39. La divulgación podría incluir solo los resultados finales del procedimiento disciplinario con respecto a ese presunto crimen o agresión, independientemente de las conclusiones. (§99.31(a)(13))
• Al público en general, los resultados finales de un procedimiento disciplinario, sujeto a las exigencias del §99.39, si el Distrito determina que el estudiante es el presunto autor de un crimen de violencia o agresión sexual no forzada y el estudiante ha cometido una infracción de las reglas o políticas del Distrito con respecto a la acusación en su contra. (§99.31(a)(14))
• A los padres del estudiante con respecto a la infracción de parte del estudiante de cualquier ley federal, estatal o local, o cualquier regla o política del Distrito que rija el uso o la posesión de alcohol o una sustancia controlada si el Distrito determina que el estudiante cometió una infracción disciplinaria y el estudiante es menor de 21 años. (§99.31(a)(15))

Derecho de solicitar una modificación en los registros del estudiante

Los estudiantes tienen el derecho de solicitar la modificación de los registros educativos que los estudiantes creen que son inexactos, engañosos o infringen de otra forma los derechos de privacidad de estudiante según FERPA.

Un estudiante que desea pedirle al Distrito modificar un registro debe escribirle al funcionario del Distrito responsable del registro, identificando la parte del registro que el estudiante desea que se modifique y especificando por qué debe cambiarse.

Si el Distrito decide no modificar el registro como se solicitó, le notificará al estudiante por escrito la decisión y el derecho del estudiante de una audiencia sobre la solicitud de enmienda.  Se le brindará al estudiante información adicional relacionada con los procedimientos de la audiencia cuando se le informe sobre este derecho. (§99.22(e))

Derecho a presentar una reclamación ante del Departamento de Educación

Los estudiantes de Cuesta College tienen el derecho de presentar una reclamación ante el Departamento de Educación de los EE. UU. con respecto a la incapacidad del Distrito de cumplir con las exigencias de FERPA.  El nombre y la dirección de la Oficina que administra FERPA es:

Family Policy Compliance Office (Oficina de cumplimiento de la política familiar)
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC  20202
Teléfono (800) 872-5327